Version 1 · Gældende fra 18. oktober 2026
Denne databehandleraftale gælder, når RHN Finans ApS behandler personoplysninger på vegne af en kunde i forbindelse med bogføring, løn, rådgivning og appen RHN Finans. Aftalen er en del af kundeaftalen og gælder fra det tidspunkt, hvor kunden tager ydelserne eller appen i brug. Ønsker kunden en underskrevet udgave, sender vi den gerne.
1. Parter
| Dataansvarlig | Kunden (den virksomhed, der har en aftale med RHN Finans) |
|---|---|
| Databehandler | RHN Finans ApS, CVR 46018672, Gulspurvevej 3, 3660 Stenløse |
2. Formål og behandling
Databehandleren behandler kun personoplysninger for at levere de aftalte ydelser.
| Behandling | Personoplysninger | Registrerede |
|---|---|---|
| Bogføring og bilag | Navn, adresse, kontaktoplysninger og beløb på bilag, fakturaer og kontoudtog | Kundens kunder, leverandører og ansatte |
| Tidsregistrering | Navn, e-mail, arbejdstid, sted (sagens adresse) og noter | Kundens ansatte |
| Løn | Timer, overtid, fravær (sygdom, ferie, barns sygedag), kørsel og udlæg | Kundens ansatte |
| Sager | Navn, adresse, telefon og e-mail på slutkunder, billeder fra opgaven | Kundens kunder |
| Nøgletal fra e-conomic | Sammendrag af regnskabstal. Normalt ingen personoplysninger, men kontonavne kan indeholde navne | Kunden og evt. kundens forbindelser |
Oplysninger om helbred, fx diagnoser, må ikke indberettes. Sygefravær registreres kun som antal dage.
3. Instruks
Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige. Denne aftale, kundeaftalen og den dataansvarliges brug af appen udgør instruksen. Mener databehandleren, at en instruks er i strid med databeskyttelsesreglerne, giver databehandleren straks besked.
4. Fortrolighed
Kun personer, der har brug for det for at løse opgaven, får adgang til oplysningerne, og de har tavshedspligt.
5. Sikkerhed
- Data opbevares i EU (Frankfurt, Tyskland) og er krypteret under overførsel og opbevaring.
- Adgang styres pr. virksomhed, så kunder kun ser deres egne data. Ansatte ser kun deres egne timer og indberetninger.
- Login sker med engangskode til e-mail. Adgangsnøgler til e-conomic opbevares kun på serveren og aldrig på telefoner.
- Billeder gemmes uden GPS-placering.
6. Underdatabehandlere
Den dataansvarlige giver generel godkendelse til, at databehandleren bruger følgende underdatabehandlere:
| Underdatabehandler | Opgave | Placering |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, fillagring, login og serverfunktioner | EU (Frankfurt, Tyskland) |
| Simply.com | Afsendelse af e-mails | Danmark |
Databehandleren giver mindst 30 dages varsel før en ny underdatabehandler tages i brug, så den dataansvarlige kan gøre indsigelse. Underdatabehandlere er pålagt de samme forpligtelser som i denne aftale.
Kundens eget bogføringssystem, fx e-conomic eller Dinero, er ikke underdatabehandler for RHN Finans. Kunden har selv aftale med udbyderen.
7. Overførsel til tredjelande
Data opbevares i EU. Supabase er et amerikansk selskab, og en eventuel overførsel til USA er sikret med EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
8. Bistand
Databehandleren hjælper den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede, fx om indsigt eller sletning, og med at overholde kravene til sikkerhed og konsekvensanalyser, i det omfang det er relevant for behandlingen.
9. Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud, så den dataansvarlige kan anmelde det til Datatilsynet inden for 72 timer.
10. Sletning og tilbagelevering
Når kundeforholdet ophører, sletter eller tilbageleverer databehandleren personoplysningerne efter den dataansvarliges valg, medmindre lovgivningen kræver opbevaring. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, som bogføringsloven kræver.
11. Tilsyn
Databehandleren stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at vise, at aftalen overholdes, og giver mulighed for revision efter rimeligt varsel.
12. Varighed
Aftalen gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. Ved uoverensstemmelse mellem denne aftale og kundeaftalen går denne aftale forud for så vidt angår behandling af personoplysninger.
Spørgsmål om aftalen kan sendes til kontakt@amiti.dk.